学校各单位：

为做好我校2017年度文书档案，现将有关事项通知如下：

一、文书档案的归档

（一）各单位档案员应根据《华侨大学文书档案管理细则》（档案[2013]10号）和《华侨大学文件材料归档范围和保管期限表》（档案[2013]11号）等文件要求,把应归档的文件材料收集齐全,以“件”为单位整理归档（整理规则参考附件1）。

（二）行政党群机关及直属单位归档要求

1. OA系统中运行的电子公文

（1）为保证我校电子公文的安全使用和长久保管，根据国家档案局《电子公文归档管理办法》的要求，我校OA系统中运行的电子公文实行电子归档和纸质归档的“双套制”,相关单位档案员应注意做好本单位电子公文的电子归档和纸质归档工作。

（2）档案馆负责对各单位进入2017年预归档库的电子公文进行筛选、确定保管期限，编制档号。

（3）各单位档案员对本单位进入2017年预归档库的归档材料的著录项目进行补充（重点需要补充文件文号、成文时间、页数、题名几项。具体著录内容参考附件1。）。

（5）文档打印：各单位档案员将本单位已进入2017年预归档库的电子公文打印成纸质文件。

发文部分：需打印正文、发文办理单等材料。校级发文由各单位到校办微机室统一打印，并到党办校办秘书科加盖学校公章；单位发文由各单位自行打印，并加盖单位公章。

收文部分：收文请到党办校办机要科取回原件，并自行到OA系统打印该文件的收文办理单，与该文件相对应的办文材料一并归档。其中福建省教育厅的来文，本身是通过网络发过来的，机要室无正式的纸质文件，各单位可自行到OA系统打印文件及收文办理单。

党办校办机要科请于2018年11月16日前将收文原件提供给各单位归档。

2.未进入OA系统的应归档文件材料

这类材料的归档重点为基于本单位主要职能所产生的不同载体、不同形式的材料，特别是全局性、综合性的文件材料，主要包括：

（1）本单位制订的工作条例、制度、会议纪录、会议材料、工作刊物、合同、协议书、领导的讲话稿、发言稿、统计报表等等。

（2）外单位直接寄到本单位的文件及本单位的业务办件和上报材料。主要保存那些与本单位工作有直接关系的，有参考价值的指令性、指导性文件，以及办文过程中产生的文件。

未进入OA系统的应归档文件材料由各单位档案员收集完毕后先交由档案馆工作人员分类，再通过档案管理系统添加文件目录归档。

（三）教学科研单位归档要求

1.本单位产生的对于学校有重大影响的以下几类文件材料，必须按要求向学校档案馆归档：

（1）本单位主办承办的重要学术会议、专业会议材料。

（2）本单位教师的重要成果和专著等。

（3）本单位与外单位合作、协作签订的重要合同、协议。

   （4）本单位制作的教学、科研成果介绍、专业介绍、招生宣传材料等。

（5）本单位主办的院庆活动材料，含文字材料、照片、录音录像、实物等。

（6）本单位承办的其它重大活动文件材料、照片及其文字说明。

   2.教学科研单位的归档材料需加盖本单位公章，由各单位档案员直接移交给档案馆工作人员归档。

3.国际学院、继续教育学院、华侨华人研究院、华侨华人信息中心、华文学院等单位按行政党群机关及直属单位归档要求进行归档。

4.对于一般性的校内文件及按照规定不需要向档案馆移交的本单位文件材料，各单位档案员可参照学校档案工作规范进行收集整理、集中保管，供本单位使用。

二、相关要求

1.档案工作是学校重要的基础性工作，部门立卷制度是高校档案工作的一项基本制度，是做好高校档案工作的基础。各单位档案工作分管领导要高度重视本单位档案归档工作，做好工作安排，充分保障档案员的工作时间，解决归档工作中存在的问题，科室负责人、业务经办人员要充分支持、协助档案员的工作，确保归档工作按时保质保量完成。档案馆将适时通报各单位档案归档情况。

2.各单位请于2019年1月18日前完成文书档案归档工作。其中，厦门校区独立建制单位的文书档案向厦门校区档案馆归档，其他向泉州校区档案馆归档。归档过程中如有不明之处或技术性问题，可咨询档案馆业务室：

泉州校区（李克砌办公楼五楼）联系电话：0595-22693681

厦门校区（郑年锦图书馆二期二楼）联系电话：0592-6160053

华侨大学档案工作交流群：127540938

附件： 1.华侨大学归档文件整理规则

  2.华侨大学归档单位类目代码表

华侨大学档案馆

                                   2018年11月6日

附件1  

华侨大学归档文件整理规则

一、收集：

对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。

二、组件（件的组织）：

1.件的构成。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图表等一册（本）为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件办理单的，文件办理单与相关文件为一件。

2.件内文件排序。归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件办理单的，收文文件办理单在前，收文在后；发文正本在前，发文办理单在后。

三、分类：

归档文件采用年度——机构——保管期限进行三级分类，各单位可将需要归档文件送档案馆分类。

四、排列：

归档文件按时间结合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

五、编号：

档号由档案馆统一编制，归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章填写内容如下（归档章上各单位类目代码参考附件2）：

六、编目：

   归档文件应按要求统一在华侨大学档案管理系统著录相关内容。

1.类别号：分为DQ党群、XZ行政、WS外事三大类。根据本单位类目代码自动生成。

2.案卷号：统一自动生成为“1”。校办发文案卷号著录“1”，收文著录“2”，综合文字著录“3”。

3.件号：填写归档文件顺序号，各保管期限都从“1”开始编流水号。

4.二级类目：可通过下拉表选择（参考附件2）。

5.三级类目：可通过下拉表选择（参考附件2）。

6.归档年度：根据归档年度自动生成，如2017。

7.题名：文件标题。著录题名要求要完整，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。如文件所涉及的人名、组织机构、会议纪要涉及的主要内容，文件后面所附本单位上报文件等等都应在题名中详细体现。

8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

9.形成时间：以国际标准日期表示法标注年月日，如2017-07-05。

10.文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

11.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

12.密级：可通过下拉表选择。统一选“内部”。

13.保管期限：可通过下拉表选择。根据文件保管期限选择“10年-D10”、“30年-D30”或“永久-Y”。

14.归档类型：校内文件填写发文，校外来文填写收文。15.归档部门：可通过下拉表选择，选择本单位。

16.著录人：归档单位档案员姓名。

七、装订：

各单位档案统一交由档案馆装订。

附件2

华侨大学归档单位类目代码表