华侨大学档案馆文件

档案〔2016〕7 号

关于印发华侨大学电子文件归档与电子档案

管理细则的通知

学校各单位：

现将《华侨大学电子文件归档与电子档案管理细则》印发给你们，请遵照执行。

                          华侨大学档案馆

                               2016年12月27日

华侨大学电子文件归档与电子档案管理细则

第一章  总则

第一条 为规范我校在办公自动化处理过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子公文归档管理办法》、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》和《华侨大学档案管理办法》等规定，结合我校实际情况，制定本管理细则。

第二条 本细则所指电子文件是指我校在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；本细则所指电子档案是指经过鉴定，具有参考价值和利用价值并可作为档案保存的电子文件，包括相应的支持软件和软、硬件说明。

第三条 学校办公自动化管理系统（OA）中应具有电子文件管理功能，并与档案管理系统挂接，对电子文件生命周期的全部流程实行有效管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其系统应安全可靠。

第四条 电子文件一经产生，必须严格按照要求妥善管理，确保其不散失、不损坏、不失真，学校各单位必须定期通过OA系统或者以磁盘、光盘等物理介质归档电子文件。

第五条 校内各单位应做好电子文件的日常收集和积累，确保归档电子文件的质量。档案馆负责对学校各单位电子文件进行接收和集中统一管理。

第二章  电子文件的归档

第六条 电子文件的归档范围：

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况由各单位自行决定是否保存。

1.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，定稿与草稿应在文件标题后注明。

2.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

（二）电子文件信息类型

1.文字文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

2.图像文件：用扫描技术等获得的静态图像文件。

3.图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备的依赖问题，其相关的支持软件和各种数据应同时收集。

4.录影文件：用视频、音频采集设备获得的并经计算机处理的视频、音频动态文件。

5.计算机程序文件、数据库文件及多媒体文件。

第七条 电子文件归档要求：

（一）保证电子文件的真实性、完整性和有效性。应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应将具有重要凭证性、依据性的电子文件适时备份存储于能够脱机保存的载体上。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

（二）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（三）具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制作至少一份该文件的纸质文本同时归档。保存的电子文件内容与纸质等不同载体上所保存文件内容相同时，应在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。

（四）应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

（五）电子文件应尽量采用通用文件格式，否则应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件或者其软硬件环境和相关数据。

1.采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式，一般不宜采用DOC、WPS、S2、PUB等其他格式作为永久保存格式。

2.使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。

3.采用计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的图形电子文件（如设计模型、图纸、图画等），收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。

4.用视频采集设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

5.用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。

6.用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。

7.用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集，应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。

8.对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件，应注意与电子文件一同收集。

9.使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序，应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。

第八条 电子文件的归档方式：

（一）逻辑归档：通过OA系统实现电子文件归档。

1.我校OA系统中运行的电子文件：OA系统中运行的电子文件实行电子归档和纸质归档的“双套制”，各单位应注意做好本单位电子文件的电子归档和纸质归档工作。

2.OA系统中运行的电子文件，在办理完毕后应即时归档，归档后电子文件进入档案馆档案管理系统档案数据库的“OA系统档案”数据库中，由档案馆统一编辑转入相关年度部门著录数据库。

3.档案馆负责对各单位进入相关年度部门著录数据库的电子文件进行筛选、确定保管期限，并编制实体分类号、案卷/盒号、件号等。

4.各单位档案员对进入相关年度部门著录数据库的本单位归档电子材料的著录项目进行补充，主要包括正题名、页数两个项目。正题名指文件标题，录入题名要求要完整。如文件所涉及的人名、组织机构，所签合同协议的内容、签署单位名称，文件后面所附本单位上报文件等等都应在题名中详细体现；页数指文件实际页数，包括正文、文件处理单、底稿、附件等，正反两面都有文字的算两页。

5.文档打印：各单位档案员将本单位已进入相关年度部门录入数据库的电子文档打印成纸质文件并加盖公章。

发文部分：需打印正文、发文办理单、套红前版本等材料归档。校级发文由各单位到校办微机室统一打印，并到党办校办秘书科加盖学校公章；部门发文由各单位自行打印，并加盖部门公章。

收文部分：收文请到党办校办机要科取回原件，自行打印该文件的收文办理单，并将该文件相对应的办文材料打印出来一并归档。其中省教育厅的来文本身是通过网络发过来的，机要室无正式的纸质文件，各单位可自行到OA系统打印。

党办校办机要科将收文原件提供给各归档单位归档。

6.文档编号：每份纸质文档于文件左上角加盖归档印章，对照电子文档填写归档号，纸质文档编号和电子文档编号应保持一致。

（二）物理归档：非OA系统产生的电子文件，属于确实具有参考价值和利用价值并可作为档案保存的，通过存储介质，向档案馆移交脱机电子文件，与各单位的纸质档案同步整理归档。

第三章 电子档案的保管与利用

第九条 电子档案的保管按照《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》的规定进行管理。档案馆应从制度上和技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范对策。

第十条 电子档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，存储在存储设备、硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体上的电子档案，应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35％—45％。重要的电子文件必需备份三套，异库、异地、异质保管。

第十一条 定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10％。如发现问题应及时采取恢复措施。保存在磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

第十二条 每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容，应及时对电子档案进行迁移操作。

第十三条 对库存电子档案进行迁移操作前，应制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。

第十四条 电子档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。销毁前应编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。属于保密范围的电子档案，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第十五条 电子档案的利用按照《华侨大学档案资料公布与查借阅利用规定》（档案[2013]12号）规定执行。提供利用时应注意以下事项：

（一）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时应使用拷贝件；

（二）应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定；

（三）未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

第四章 附 则

第十六条 本细则自公布之日起开始实施，由学校档案馆负责解释。